К нам едет ревизор! Как защитить бизнес – жителям Хакасии рассказал адвокат

В рамках рубрики «Право для бизнеса» адвокат Валентина Игольникова начинает цикл статей о том, как в рамках закона обезопасить себя и свой бизнес от деструктивных действий полиции, а также других правоохранительных органов: ФСБ, Следственного комитета и т.д. Сегодня адвокат расскажет о том, что можно сделать до их прихода.

Что сделать до встречи с ревизором?

Основная цель полицейской проверки – получить доказательства, подтверждающие совершение преступления. Поэтому чаще всего правоохранители приходят без предупреждения, без запросов документов или вызова руководства компании, чтобы у сотрудников не было времени подготовиться, что-то вывезти или уничтожить улики.

Но существует алгоритм действий, которые помогут заранее подготовиться к полицейской проверке, а значит свести к минимуму все негативные последствия.

Организовать удаленное хранение документов и информации

Все документы, «первичку», в том числе налоговую и бухгалтерскую отчетность, хранить в компании опасно. Вот почему передача бухгалтерии на аутсорсинг в данном ракурсе имеет еще одно важное преимущество – внезапно нагрянувшим полицейским можно сказать, что все требуемые бумаги находятся у обслуживающей компании, и через несколько дней они будут предоставлены для проверки. Естественно, полицейские поспешат к провайдеру аутсорсинговых услуг, но уже будет достаточно времени подготовиться к их визиту.

В отношении особо важных документов ввести режим коммерческой тайны

Режим коммерческой тайны может распространяться на любые сведения, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу их неизвестности третьим лицам. Например, содержание сделок с контрагентами, отчеты сотрудников, содержание деловой переписки и т.д. Тайной не могут быть лишь сведения, содержащиеся в учредительных документах, численность и состав работников, задолженность по выплате заработной платы и т.п.

Информацию, составляющую коммерческую тайну, полиция вправе изымать только после обращения в суд и на основании вынесенного судьей решения об обоснованности изъятия. В противном случае они не смогут использовать ее в качестве доказательств – такие доказательства будут считаться полученными с нарушением закона.

Процесс внедрения коммерческой тайны является весьма трудоемким (необходимо определиться с перечнем информации, разработать и утвердить специальные правила маркировки и хранения «секретных» документов, внести изменения в должностные инструкции сотрудников и др.), поэтому лучше заранее озаботиться защитой сведений.

Хранить информацию на внешних носителях и удаленных серверах

Оптимально работать только с внешними носителями (в том числе серверами) и не хранить ничего на жестких дисках компьютеров. Сервер должен находиться в отдельном помещении. При изъятии техники полиция не сможет обнаружить данные, которые находятся на удаленных серверах, так как они физически хранятся в другом месте. Кроме того, для такой информации можно установить дополнительную защиту, а при необходимости оперативно стереть сведения или перенести их на другой удаленный сервер.

С точки зрения безопасности данных самым эффективным и выгодным решением является передача бухгалтерии на аутсорсинг. У крупных провайдеров данных услуг все данные хранятся на серверах, размещенных в надежных и защищенных центрах, что исключает возможность какого-либо стороннего вмешательства в информационную систему компаний-клиентов.

Исключить пользование нелицензионным программным обеспечением

Далеко не все компании могут позволить себе покупку и регулярное обновление лицензированного программного обеспечения. Использование же контрафактного ПО связано с серьезными финансовыми, репутационными и юридическими рисками, в том числе есть риск не только потерять важную информацию, но и стать жертвой мошенников, которые при любой возможности используют полученные конфиденциальные   сведения против компании и ее руководства.

В данном случае, все, кто сделал выбор в пользу аутсорсинга бухгалтерии, также находятся в более выгодном положении, так как такие крупные компании пользуются исключительно легальным ПО и передают его в аренду своим клиентам.

Не хранить в офисе документы и печати более одной компании

Когда в ходе проверки полиция находит в офисе или на складе компании печати разных юридических лиц и предпринимателей, то у проверяющих сразу возникают подозрения в использовании схем минимизации налогов с участием фирм-однодневок. А значит, придется давать правдоподобные пояснения по поводу их происхождения.

Очевидно, что если те же печати и документы будут найдены в офисе аутсорсинговой компании, то вопросов и претензий не возникнет. Все будет выглядеть вполне логично.

Установить систему видеонаблюдения в помещениях офиса, где расположены особо важные бумаги и финансовая документация

В случае прихода полиции в офис система будет фиксировать все действия проверяющих, в том числе незаконные.

Провести инструктаж сотрудников

Необходимо рассказать каждому, как вести себя в случае внезапного появления в офисе сотрудников полиции. Отдельным работникам надо дать четкое указание покинуть офис, а другим – везде сопровождать проверяющих и фиксировать их действия.

Отработать ситуацию внезапного появления в офисе сотрудников полиции

Очень важно заранее подготовить сценарий поведения сотрудников в случае внезапной проверки и «проиграть» ситуацию. Этот план действий поможет не паниковать, действовать быстро и эффективно. Каждый будет знать, что ему делать и как реагировать. Также необходимо определить работника, который будет вести все переговоры с полицией. В роли «переговорщика» должен выступить заранее подготовленный сотрудник.

Найти хорошего адвоката

Настоятельно рекомендуем всегда иметь под рукой номер телефона квалифицированного адвоката, а еще лучше – заранее с ним договориться о том, что в час «Х» адвокат, имея доверенность и понимание существующих в компании бизнес-процессов, незамедлительно приедет в офис. Выполнение хотя бы этого условия, по нашему мнению, снижает риск возникновения неблагоприятных последствий полицейской проверки примерно на 40 процентов.

Еще из рубрики «Право для бизнеса»: