Сравнение документов посредством ScanDifFinder SDK: технологии от ABBYY

Сверить большой объем документов может занять довольно много времени, однако программа для сравнения документов значительно упрощает данную задачу, сокращая время, затрачиваемое на сравнение документов вручную.

Внедрение функционала сравнения документов в имеющуюся корпоративную систему, позволяет сотрудникам сохранять привычные инструменты работы, а значит не нужно тратить время на дополнительное обучение.

Если речь идет о различных типах документов (договоры, акты, прайс-листы и т.д.), представленных в разных форматах (doc, rtf, txt, jpg и т.д.), то не стоит переживать - некоторые программы для сравнения документов могут обрабатывать почти все из них.

Перед покупкой программы для обработки информационных систем стоит обратиться только к проверенным компаниям с успехами в этой области.

Сравнение документов через автоматизированные программные средства значительно ускоряет процесс и позволяет сократить процент ошибок, которые нередко делает человеческий фактор. Эти процессы могут значительно затягивать обработку и ввод данных, что в конечном итоге приводит к финансовым потерям.

ABBYY, один из ведущих разработчиков решений в области интеллектуального управления информацией, предоставляет технологию сравнения документов, которая значительно улучшает эффективность работы бизнеса.

Сравнение документов: возможности искусственного интеллекта

В своей работе, офисные сотрудники периодически сталкиваются с необходимостью сравнения документов. В соответствии с исследованием, проведенным ABBYY, 19% сотрудников постоянно выполняют эту задачу, а 40% - время от времени. Чаще всего данная задача возникает у сотрудников отделов договорных отношений, бухгалтерии, финансов, юридических подразделений, персонала, административных работников и секретарей.

Кроме того, необходимость сравнения данных возникает и когда сравнивают различные форматы документов. Результаты исследования показали, что наиболее часто сравниваются:

• Бумажный документ с электронной копией (78%);
• Разные версии документа в текстовом формате (61%);
• Документ MS Office с PDF-файлом (55%);
• Электронный документ со скан-изображением (37%).

Если учесть, что обычный договор может быть нескольких страниц, объем работ может быть весьма значительным. Сверку документов byстрочно вручную требует колоссального количества времени и сосредоточения. Даже самый внимательный сотрудник возможно допустит ошибки, последствия которых могут стать фатальными для бизнеса. Кроме того, сроки обработки документов обычно очень сжаты, что не оставляет возможности на тщательный анализ документов.

Примером того, что могут стоить ошибки при работе с документами, может служить судебное дело, произошедшее в 2013 году с сотрудниками банка. Заемщик самостоятельно изменил условия договора в свою пользу, и, поскольку сотрудники банка невнимательно прочли документ, была подписана некорректная версия. В итоге, заемщик обратился в суд и потребовал компенсации в размере 24 млн. рублей.

Очевидным решением данной проблемы является внедрение автоматизированных систем обработки документов. Такие системы могут решить несколько задач:

• Осуществлять сравнение документов в кратчайшие сроки;
• Повысить качество обработки;
• Ускорить обслуживание клиентов и увеличить лояльность.

Существуют различные технические средства обработки документов, которые могут быть доступны офисным работникам. Одним из таких средств являются встроенные инструменты MS Office, но они могут быть не очень удобны в использовании. В этом случае на помощь приходят технологии искусственного интеллекта, созданные ABBYY.

Инструментальный пакет ScanDifFinder SDK является идеальным решением для сравнения документов. Он основан на технологии оптического распознавания символов (OCR) и мгновенно находит все значимые несоответствия в содержании двух версий документа, будь то договор, акт, обновленный прайс-лист и т.д.

ScanDifFinder SDK позволяет сравнить бумажный документ с цифровой копией или выявить несоответствия между двумя электронными версиями. Технология работает с разнообразными текстовыми и графическими форматами, такими, как: .doc (.docx), .xls (.xlsx), .odt (.ods, .odp), .rtf, .txt, .html, .pdf, .jpg, .png, .gif и .bmp.

ScanDifFinder SDK позволяет находить значимые изменения (удаление, добавление, редактирование текста, числовых данных), игнорирует форматирование и подсвечивает различия между 2 документами на специальной панели. Результаты проверки можно сохранить в MS Word или PDF-формате.

Самое лучшее решение для сотрудников офисов является использование технологии ScanDifFinder SDK. Программа удобна в использовании и не требует специальных знаний для работы с ней. Сравниваемые документы можно загрузить в программу и подождать несколько минут, пока система выполнит необходимые проверки. В конечном счете это значительно упрощает работу и минимизирует количество ошибок.

ScanDifFinder SDK - эффективный инструмент для интеграции технологии обработки документов в бизнес-процессы компаний. Многие предприятия уже оценили положительное влияние данного решения на свою работу. Рассмотрим два кейса, в которых использование технологии сравнения документов помогло оптимизировать бизнес-процессы.

Первый кейс - компания «Базэл Аэро», управляющая аэропортами Краснодарского края. Юридическая служба предприятия обрабатывает большое количество договоров каждую неделю. Сотрудники сверяют каждую подписанную бумажную копию документа с электронным образцом, чтобы избежать ошибок и серьезных финансовых рисков. Однако это занимает много времени и требует повышенного внимания. Чтобы решить эту проблему, компания внедрила технологию автоматизированной обработки документов ScanDifFinder SDK от ABBYY. Программа сравнения документов работает в системе «1С: Документооборот» и автоматически распознает скан-копии бумажных договоров, предоставленных контрагентами, находя несоответствия с текстом согласованной версии, что позволяет сотрудникам юридической службы «Базэл Аэро» не тратить время на сверку договоров вручную и минимизировать риск подписания некорректной версии.

Второй кейс - компания «Логика бизнеса», создатель программного обеспечения для управления корпоративным контентом и электронной системы обработки документов «Логика СЭД». В конце 2016 года «Логика бизнеса» совместно с ABBYY начала разработку нового продукта «Сравнение документов» в составе приложения «Логика СЭД». Решение, основанное на технологии ScanDifFinder SDK, позволяет автоматически сверять оригиналы и копии договоров, счетов-фактур и других документов в различных форматах. Технология имеет два режима работы: с ожиданием результата и с запросом уведомления. Результат проверки содержит список найденных различий с указанием страниц, что позволяет пользователям быстро и точно находить все изменения. Технология легко интегрируется в любые СЭД, что дает компаниям удобный инструмент для управления корпоративной информацией.

ScanDifFinder SDK - мощное решение, которое помогает экономить время сотрудников и сводить к минимуму риск ошибок при сверке документов. Компании, уже оценившие преимущества интеграции данной технологии, получают удобный и эффективный инструмент управления бизнес-процессами.

Фото: freepik.com